Trả lời nhanh: Sau khi phát hành hóa đơn trên VNPT Invoice, đừng chỉ lưu bản PDF. Một bộ hồ sơ dễ kiểm tra nên có tệp dữ liệu XML/INV, bản PDF để xem, thông tin chữ ký, trạng thái và phản hồi của hệ thống, bằng chứng gửi/tra cứu, cùng toàn bộ hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế có liên quan. Sau đó sao lưu theo kỳ và kiểm thử khả năng phục hồi.
Bộ hồ sơ tối thiểu cho mỗi hóa đơn
| Thành phần | Dùng để làm gì? | Cách kiểm tra |
|---|---|---|
| Tệp XML/INV | Giữ dữ liệu điện tử của hóa đơn và các trường phục vụ đọc, kiểm tra, đối chiếu. | Tên tệp đúng hóa đơn; kích thước khác 0; mở bằng công cụ/cổng kiểm tra phù hợp, không sửa nội dung. |
| Bản PDF | Đọc nhanh, gửi nội bộ, in khi cần và hỗ trợ đối chiếu bằng mắt. | Khớp mẫu số, ký hiệu, số, ngày, người mua, tiền và thuế với dữ liệu. |
| Thông tin chữ ký số | Đối chiếu chủ thể, chứng thư, thời điểm và tính toàn vẹn của tệp đã ký. | Kiểm tra chứng thư/chữ ký trên công cụ phù hợp; không chỉ nhìn hình con dấu trên PDF. |
| Trạng thái/phản hồi | Biết hóa đơn đã ở bước tạo, ký, gửi, cấp mã, chấp nhận hay cần xử lý. | Lưu mã giao dịch, trạng thái cuối, thời điểm và nội dung phản hồi liên quan. |
| Bằng chứng gửi/tra cứu | Hỗ trợ xác nhận đã gửi cho người mua hoặc cung cấp kênh tra cứu. | Lưu log/email/mã tra cứu theo chính sách; không công khai liên kết có dữ liệu nhạy cảm. |
| Hồ sơ sai sót | Giải thích lịch sử điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo liên quan đến hóa đơn gốc. | Liên kết hai chiều bằng mã nội bộ, số hóa đơn và ngày xử lý. |
VNPT có hướng dẫn tải và đọc cả tệp XML lẫn PDF. PDF giúp người dùng xem thuận tiện, còn XML/INV là phần dữ liệu cần được giữ nguyên. Nếu chưa quen cách kiểm tra, đọc bài cách kiểm tra tài liệu đã ký số trước khi kết luận tệp hợp lệ.
Quy trình lưu hồ sơ sau khi phát hành
- Xác nhận trạng thái cuối trên VNPT Invoice.
Kiểm tra đúng doanh nghiệp, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, người mua và trạng thái truyền nhận; không phát hành lại chỉ vì màn hình phản hồi chậm. - Tải tệp dữ liệu và bản thể hiện.
Lưu XML/INV cùng PDF trong cùng hồ sơ. Nếu hệ thống cung cấp nhiều định dạng, ghi rõ định dạng nào là dữ liệu và định dạng nào để xem. - Ghi mã đối soát.
Lưu mã giao dịch, mã tra cứu, thời điểm ký/gửi và trạng thái cần thiết vào danh mục quản lý. - Kiểm tra chữ ký và dữ liệu chính.
Đối chiếu chủ thể, thời hạn chứng thư, tính toàn vẹn, số tiền, thuế, mã số thuế và các chỉ tiêu quan trọng. - Liên kết hồ sơ phát sinh.
Nếu hóa đơn có sai sót, nối bản gốc với thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế; không ghi đè tệp cũ. - Sao lưu theo kỳ.
Đồng bộ sang kho dự phòng có kiểm soát quyền, theo dõi kết quả và định kỳ thử khôi phục một mẫu hồ sơ.
Năm / Tháng / Đầu ra hoặc Đầu vào / Mã số thuế đối tác / Mẫu số-Ký hiệu-Số hóa đơn. Doanh nghiệp có thể dùng cấu trúc khác, nhưng phải tra được theo số hóa đơn, mã số thuế, ngày và quan hệ điều chỉnh/thay thế.Cách đặt tên tệp dễ tra cứu
Một tên tệp có thể theo mẫu YYYYMMDD_MST_KYHIEU_SOHD_LOAI.ext. Ví dụ phần đuôi _GOC.xml, _THEHIEN.pdf, _BIENNHAN.pdf hoặc _DIEUCHINH.xml. Không đưa mật khẩu, mã bí mật hoặc dữ liệu cá nhân không cần thiết vào tên tệp.
- Dùng cùng một mã hồ sơ cho XML/INV, PDF và biên nhận của một hóa đơn.
- Giữ nguyên tệp gốc tải từ hệ thống; bản đổi tên chỉ thay tên, không sửa nội dung.
- Không dùng tên chung như
hoadon.pdf,filemoi.xmlhoặcban-cu.pdf. - Nếu tệp được tải lại, so kích thước, thời điểm và nội dung trước khi thay thế bản lưu.
- Ghi rõ bản gốc, điều chỉnh, thay thế và thông báo để không dùng nhầm.
Đầu ra và đầu vào khác nhau thế nào?
| Nhóm | Hóa đơn đầu ra | Hóa đơn đầu vào |
|---|---|---|
| Nguồn chính | Doanh nghiệp lập và phát hành trên VNPT Invoice. | Nhận từ nhà cung cấp, email, cổng tra cứu hoặc hệ thống thu thập. |
| Điểm cần theo dõi | Trạng thái ký, gửi, cấp mã/tiếp nhận, giao cho người mua và xử lý sai sót. | Tính đầy đủ, trùng lặp, người bán, dữ liệu thuế, chữ ký và đối chiếu với nghiệp vụ mua. |
| Quan hệ nghiệp vụ | Đơn hàng, phiếu xuất, thanh toán, hóa đơn điều chỉnh/thay thế. | Hợp đồng, đơn mua, biên bản nhận hàng, thanh toán và kê khai. |
| Công cụ hỗ trợ | VNPT Invoice và hệ thống kế toán/ERP đã tích hợp. | Có thể dùng VNPT Invoice Inbot để thu thập, kiểm tra và đối chiếu tập trung. |
Sao lưu thế nào để không mất dữ liệu?
- Có ít nhất hai vị trí độc lập: kho vận hành và kho dự phòng. Không để cả hai cùng phụ thuộc một máy tính kế toán.
- Phân quyền theo vai trò: người tra cứu không mặc định có quyền xóa; tài khoản sao lưu tách khỏi tài khoản dùng hằng ngày khi có thể.
- Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm: dùng kho doanh nghiệp có quản trị, nhật ký và chính sách chia sẻ; không bật liên kết công khai cho thư mục hóa đơn.
- Kiểm tra định kỳ: chọn ngẫu nhiên một số hóa đơn, mở XML/PDF, đối chiếu trạng thái và thử khôi phục sang thư mục kiểm tra.
- Ghi nhận lỗi sao lưu: dung lượng đầy, mất kết nối, tệp bị khóa hoặc đồng bộ thiếu phải có cảnh báo và người xử lý.
Khi hóa đơn bị sai hoặc không tra cứu được
Nếu hóa đơn có sai sót, giữ nguyên hồ sơ đã phát hành và xử lý theo loại sai. Không chỉnh tệp XML/PDF rồi coi như bản mới. Bài xử lý hóa đơn điện tử VNPT bị sai cung cấp cây lựa chọn theo tình huống.
Checklist bàn giao cho kế toán hoặc kiểm toán
- Danh mục hóa đơn theo kỳ khớp số lượng với dữ liệu trên hệ thống.
- Mỗi hóa đơn có XML/INV và PDF; tệp mở được, không bị 0 KB hoặc nhầm đối tác.
- Có trạng thái/phản hồi cuối và mã tra cứu hoặc mã giao dịch cần thiết.
- Hóa đơn điều chỉnh/thay thế được nối đúng với hóa đơn gốc.
- Kho lưu có phân quyền, nhật ký và bản sao dự phòng.
- Đã thử khôi phục một mẫu dữ liệu, không chỉ kiểm tra biểu tượng đồng bộ.
- Tài khoản người nghỉ việc đã được thu hồi và quyền bàn giao được ghi nhận.
Hướng dẫn liên quan
Câu hỏi thường gặp
Chỉ lưu PDF có đủ không?
Không nên. PDF thuận tiện để xem, nhưng bộ hồ sơ cần giữ thêm tệp dữ liệu XML/INV, trạng thái, thông tin chữ ký và các bằng chứng liên quan.
Có được đổi tên tệp XML không?
Có thể đổi tên để quản lý nếu quy trình nội bộ cho phép, nhưng không sửa nội dung bên trong. Giữ quy tắc tên ổn định và kiểm tra lại tệp sau khi di chuyển.
Ảnh chụp màn hình trạng thái có thay biên nhận được không?
Ảnh chụp hữu ích khi xử lý sự cố nhưng không nên là bằng chứng duy nhất. Ưu tiên dữ liệu trạng thái, mã giao dịch, phản hồi hoặc biên nhận hệ thống có thể đối chiếu.
Có nên lưu hóa đơn trên Google Drive cá nhân?
Không nên dùng kho cá nhân hoặc liên kết công khai cho dữ liệu doanh nghiệp. Nếu dùng nền tảng đám mây, hãy dùng tài khoản do tổ chức quản lý, phân quyền rõ, có nhật ký và bản sao dự phòng.
VNPT Invoice Inbot có thay thế kho lưu đầu ra không?
Inbot tập trung vào thu thập, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn đầu vào. Doanh nghiệp vẫn cần quy trình lưu và đối soát hóa đơn đầu ra trên VNPT Invoice cùng hệ thống nghiệp vụ của mình.
Gọi 091234.8816 Gửi yêu cầu tư vấn
Nguồn tham khảo: VNPT.