Trả lời nhanh: Hồ sơ C/O được khai, ký và gửi trên eCoSys hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công Thương theo loại thủ tục; COVCCI là luồng riêng cho VCCI Certificate và xác nhận chứng từ thương mại. Sau khi gia hạn VNPT-CA, hãy đối chiếu serial mới ở từng hệ thống trước khi nộp. Không dùng quy trình COMIS cấp C/O cũ hoặc tự cài Java lỗi thời vì một hướng dẫn lưu trữ còn xuất hiện.
Chọn đúng hệ thống trước khi ký
Trên điện thoại, vuốt ngang bảng để xem đủ nội dung.
| Nhu cầu | Hệ thống cần kiểm tra | Kết quả cần đạt |
|---|---|---|
| Đề nghị cấp C/O thuộc thẩm quyền Bộ Công Thương | eCoSys và/hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công Thương theo dịch vụ đang mở | Hồ sơ chuyển khỏi Lưu tạm sang trạng thái đã ký gửi/chờ xử lý |
| Loại C/O không còn xuất hiện ở luồng VCCI/COMIS đã lưu | Kiểm tra dịch vụ đang được hệ thống hiện hành cung cấp, không nộp theo dấu trang hoặc quy trình cũ | Đăng ký đúng loại hồ sơ và đơn vị tiếp nhận đang hiển thị trên tài khoản |
| Xin VCCI Certificate | COVCCI | Hồ sơ khai trực tuyến, tài liệu ký số và các bước thanh toán/nộp bản giấy theo hướng dẫn VCCI |
| Xác nhận hóa đơn, packing list hoặc chứng từ thương mại | COVCCI | Đúng loại xác nhận, đúng người ký đã đăng ký và đúng tài liệu cần chứng nhận |
Checklist ký hồ sơ C/O trên eCoSys
- Tài khoản doanh nghiệp đã kích hoạt và đăng ký đúng dịch vụ công cần sử dụng.
- Hồ sơ thương nhân, người ký và đơn vị cấp C/O đã được cập nhật.
- USB Token VNPT-CA đọc được tên chủ thể, mã số thuế, serial và thời hạn mới.
- Driver Token cùng thành phần ký của hệ thống đang chạy; không mở nhiều bộ ký cùng lúc.
- Đã chuẩn bị tờ khai hải quan, vận đơn, hóa đơn và tài liệu chứng minh xuất xứ đúng định dạng.
- Thông tin biểu mẫu C/O được khai bằng tiếng Anh hoặc chọn từ dữ liệu có sẵn theo yêu cầu hệ thống.
Quy trình khai, ký và gửi C/O
- Kiểm tra quyền dịch vụ. Trên tài khoản Cổng dịch vụ công Bộ Công Thương, xem phần danh sách dịch vụ đã đăng ký và nhật ký thay đổi. Nếu chưa có dịch vụ C/O cần dùng, đăng ký trước và chờ đơn vị cấp tiếp nhận.
- Tạo hồ sơ. Đăng nhập eCoSys, chọn Khai báo C/O → Khai báo C/O, sau đó chọn đúng mẫu C/O và nước nhập khẩu.
- Khai lô hàng. Điền thông tin người xuất khẩu, người nhận, vận tải, tờ khai hải quan và từng dòng hàng. Chọn mã HS, tiêu chí xuất xứ, đơn vị tính và đồng tiền đúng dữ liệu hồ sơ.
- Gắn tài liệu. Chọn tờ khai, vận đơn, bảng kê/chứng từ xuất xứ và hóa đơn tương ứng. Khi hệ thống gọi ký tệp đính kèm, kiểm tra chứng thư rồi mới nhập PIN.
- Rà soát trước khi gửi. So sánh invoice number/date, cảng, số lượng, trọng lượng, trị giá và tên doanh nghiệp với chứng từ gốc.
- Ký và gửi duyệt. Chọn thao tác ký gửi, dùng đúng chứng thư VNPT-CA và chờ hồ sơ chuyển sang trạng thái GĐDN đã duyệt hoặc trạng thái tương đương trên giao diện mới.
- Theo dõi kết quả. Vào tìm kiếm hồ sơ, lưu số tiếp nhận, xử lý yêu cầu sửa đổi và thực hiện nộp phí trực tuyến nếu hồ sơ thuộc diện thu phí.
Cập nhật chứng thư sau gia hạn: làm đúng ở từng hệ thống
Trên eCoSys/Cổng Bộ Công Thương
- Mở trình quản lý VNPT-CA và ghi lại serial, ngày hiệu lực của chứng thư mới.
- Đăng nhập hệ thống, kiểm tra thông tin doanh nghiệp/chữ ký số nếu có mục hiển thị chứng thư.
- Thực hiện một bước đọc chứng thư hoặc ký thử trên hồ sơ nháp; chọn đúng serial mới.
- Nếu hệ thống vẫn gọi serial cũ, đăng xuất, đóng bộ ký, cắm lại Token và thử lại sau khi chỉ giữ một dịch vụ ký.
- Nếu tài khoản bị ràng buộc serial cũ mà không có nút cập nhật, gửi yêu cầu hỗ trợ kèm mã số thuế, tài khoản, serial cũ/mới và ảnh lỗi đã che dữ liệu; không gửi PIN.
Trên COVCCI
Chỉ thực hiện bước này nếu doanh nghiệp dùng VCCI Certificate hoặc xác nhận chứng từ thương mại. Đăng nhập đúng tài khoản thương nhân, kiểm tra người ký đã đăng ký, mở một hồ sơ nháp và thử đọc chứng thư mới. Không nên giả định mọi tài khoản đều có nút tự cập nhật chứng thư. Nếu tài khoản hiển thị chức năng cập nhật, hãy dùng đúng chức năng đó; nếu không có hoặc vẫn gọi serial cũ, yêu cầu bộ phận COVCCI kiểm tra liên kết chứng thư thay vì tự tạo tài khoản trùng.
Bảng xử lý lỗi ký C/O và VCCI
| Hiện tượng | Điểm cần kiểm tra | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy VNPT-CA trong danh sách ký | Driver Token, dịch vụ ký, quyền kết nối cục bộ và cổng USB | Xác nhận Token đọc được trước; đóng các bộ ký khác rồi mở lại trình duyệt |
| Gia hạn xong vẫn báo chứng thư hết hạn | Hệ thống đang gọi serial cũ | So serial trên Token với tài khoản; cập nhật hoặc yêu cầu gỡ liên kết serial cũ |
| Tệp đã chọn nhưng hồ sơ chưa gửi | Tệp chưa tải lên/ký đủ hoặc mới bấm Lưu tạm | Kiểm tra từng liên kết tệp, sau đó thực hiện Ký và Gửi duyệt |
| Không chọn được mẫu C/O | Chưa đăng ký dịch vụ, chọn sai hệ thống hoặc sai đơn vị cấp | Kiểm tra danh sách dịch vụ và thay đổi phân quyền trước khi tạo lại hồ sơ |
| COVCCI báo người ký không hợp lệ | Người ký chưa có trong hồ sơ thương nhân/ủy quyền | Cập nhật người ký và tài liệu ủy quyền; không chỉ đổi chứng thư |
| Cổng yêu cầu Java/Firefox cũ | Đang vào luồng ký COVCCI kế thừa hoặc đọc hướng dẫn cũ | Không hạ bảo mật; xác nhận lại đúng dịch vụ và yêu cầu thành phần ký hiện hành |
Checklist trước khi bấm ký gửi
- Đúng hệ thống, đúng mẫu C/O và đúng tổ chức cấp.
- Serial mới trùng với chứng thư đang chọn; chứng thư còn hiệu lực.
- Người ký có quyền đại diện hoặc ủy quyền hợp lệ trong hồ sơ thương nhân.
- Mọi tệp đính kèm đã tải lên, mở được và đúng lô hàng.
- Thông tin tiếng Anh khớp hóa đơn, vận đơn và tờ khai hải quan.
- Sau ký có số tiếp nhận hoặc trạng thái đã chuyển khỏi Lưu tạm.
Hướng dẫn liên quan
Câu hỏi thường gặp
VNPT-CA có ký được hồ sơ C/O không?
Có thể khi thành phần ký của đúng dịch vụ đọc được chứng thư VNPT-CA và tài khoản có quyền ký. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra serial, mã số thuế, vai trò người ký và thực hiện một hồ sơ nháp trước hạn nộp.
eCoSys và COVCCI có phải cùng một hệ thống không?
Không nên coi đây là một luồng duy nhất. Mỗi nơi có thể tiếp nhận loại C/O hoặc chứng từ khác nhau; hãy chọn theo dịch vụ đang hiển thị cho tài khoản và không dùng quy trình COMIS cũ làm mặc định.
Gia hạn chữ ký số có chắc chắn phải cập nhật không?
Hãy nhìn serial. Nếu serial mới khác serial hệ thống đang liên kết, bạn phải cập nhật hoặc yêu cầu quản trị hỗ trợ. Ngay cả khi hệ thống có cơ chế tự nhận, vẫn nên ký thử hồ sơ nháp trước ngày nộp.
Tại sao ký xong hồ sơ vẫn là Lưu tạm?
Có thể bạn mới ký tệp đính kèm nhưng chưa thực hiện Ký và Gửi duyệt toàn bộ hồ sơ. Kiểm tra lại từng tệp và trạng thái; đừng tạo hồ sơ mới cho tới khi xác định hồ sơ cũ chưa gửi.
Có nên cài Java hoặc Firefox cũ để ký trên VCCI?
Không nên cài lên máy làm việc chính vì rủi ro bảo mật. Trước hết hãy xác nhận đúng hệ thống và thành phần ký hiện hành. Chỉ dùng môi trường tách biệt khi đơn vị quản lý xác nhận đó là yêu cầu bắt buộc.
Gọi 091234.8816 Xem gói VNPT-CA
Nguồn tham khảo: VNPT.