Chữ ký số VNPT-CA có thể được dùng trong nhiều phần mềm trên máy tính, nhưng cách thực hiện không giống nhau. Word và Excel ký trực tiếp vào tệp Office; Adobe Acrobat ký vào PDF; Outlook dùng chuẩn S/MIME và yêu cầu chứng thư có thông tin, mục đích sử dụng phù hợp với email.
VNPT-CA dùng được trên nền tảng nào?
| Nền tảng | Hình thức ký | Điều kiện chính | Khi nên dùng |
|---|---|---|---|
| Microsoft Word | Dòng chữ ký hiển thị hoặc chữ ký số ẩn | Office desktop nhận chứng thư trong USB Token | Quyết định, biên bản, tài liệu soạn thảo |
| Microsoft Excel | Dòng chữ ký hoặc chữ ký số cho sổ làm việc | Tệp đã hoàn tất, Office desktop nhận chứng thư | Bảng kê, bảng tính, báo cáo |
| Microsoft Outlook | Ký email theo S/MIME | Chứng thư có email và mục đích Secure Email/S/MIME phù hợp | Email cần xác thực người gửi, chống sửa nội dung |
| Adobe Acrobat | Chữ ký số dựa trên chứng thư trong PDF | Acrobat nhận Digital ID/USB Token | Hợp đồng, hồ sơ trao đổi, tài liệu cần giữ bố cục |
Chuẩn bị chung trước khi ký
- Cài đúng trình điều khiển USB Token VNPT-CA và mở công cụ quản lý Token để kiểm tra chứng thư.
- Kiểm tra tên chủ thể, mã số thuế hoặc email, thời hạn và trạng thái chứng thư.
- Cập nhật Word, Excel, Outlook hoặc Adobe Acrobat lên phiên bản được hệ điều hành hỗ trợ.
- Hoàn tất nội dung trước khi ký; lưu thêm một bản chưa ký để đối chiếu khi cần.
- Đóng ứng dụng khác đang sử dụng Token và không chia sẻ mã PIN.
Cách ký số trên Microsoft Word
Cách 1: Tạo dòng chữ ký hiển thị
- Đặt con trỏ tại vị trí cần ký trong tài liệu.
- Chọn Insert, vào nhóm Text và chọn Add a Signature Line.
- Nhập tên, chức danh, email và hướng dẫn cho người ký; chọn hiển thị ngày ký nếu cần.
- Nhấp đúp hoặc nhấp phải vào dòng chữ ký, chọn Sign.
- Chọn chứng thư VNPT-CA, nhập mã PIN của Token và xác nhận ký.
- Lưu tệp, mở bảng chữ ký để kiểm tra trạng thái và thông tin chứng thư.
Cách 2: Thêm chữ ký số ẩn
Với tài liệu không cần hình chữ ký trên trang, vào File → Info → Protect Document → Add a Digital Signature. Nhập mục đích ký, chọn chứng thư VNPT-CA và hoàn tất. Tài liệu ký số ẩn vẫn có dữ liệu xác thực, dù không đặt hình con dấu trên nội dung.
Cách ký số trên Microsoft Excel
Excel hỗ trợ cách ký tương tự Word, nhưng cần đặc biệt chú ý công thức, liên kết dữ liệu và macro. Một thay đổi nhỏ trong sổ làm việc sau khi ký có thể khiến chữ ký mất trạng thái hợp lệ.
- Hoàn tất dữ liệu, công thức, định dạng và kiểm tra các liên kết ngoài.
- Nếu cần dòng ký hiển thị, chọn ô/vị trí phù hợp rồi vào Insert → Text → Add a Signature Line.
- Nhấp phải dòng chữ ký, chọn Sign, sau đó chọn đúng chứng thư VNPT-CA.
- Nếu muốn ký số ẩn cho toàn bộ sổ làm việc, vào File → Info → Protect Workbook → Add a Digital Signature.
- Nhập PIN, lưu tệp và kiểm tra trong phần thông tin chữ ký của Excel.
Cách ký số email trên Microsoft Outlook
Outlook dùng chữ ký số email theo chuẩn S/MIME. Chữ ký này khác hoàn toàn với phần tên, chức vụ và số điện thoại được chèn cuối email. Email ký số giúp người nhận kiểm tra người gửi và phát hiện nội dung bị thay đổi trong quá trình truyền.
Điều kiện bắt buộc
- Chứng thư số có địa chỉ email phù hợp với tài khoản gửi.
- Chứng thư có mục đích sử dụng cho Secure Email/S/MIME.
- Outlook hoặc quản trị Microsoft 365 cho phép cấu hình S/MIME.
- Máy tính nhận được khóa/chứng thư từ Token hoặc kho chứng thư theo mô hình triển khai.
Outlook mới và Outlook trên web
- Vào Settings → Mail → S/MIME.
- Chọn hoặc nhập Digital ID theo chính sách của tổ chức. Không xuất khóa bí mật từ Token nếu thiết bị không cho phép.
- Khi soạn thư, vào Options và chọn Digitally sign this message.
- Nếu muốn áp dụng mặc định, bật tùy chọn thêm chữ ký số cho mọi thư gửi trong phần S/MIME.
Outlook cổ điển trên Windows
- Vào File → Options → Trust Center → Trust Center Settings.
- Chọn E-mail Security, tại mục Encrypted e-mail chọn Settings.
- Chọn chứng thư dùng để ký, thuật toán theo cấu hình được phép và lưu thiết lập.
- Khi soạn email, bật nút ký số trong Options trước khi gửi.
Cách ký số PDF bằng Adobe Acrobat
- Mở tệp bằng Adobe Acrobat/Acrobat Reader có chức năng dùng chứng thư.
- Chọn All tools → Use a certificate → Digitally sign.
- Kéo chuột tạo khung chữ ký tại vùng trống phù hợp trên trang.
- Trong danh sách Digital ID, chọn đúng chứng thư VNPT-CA và chọn Continue.
- Kiểm tra tên, thời hạn, kiểu hiển thị; nhập mã PIN Token khi được yêu cầu.
- Chọn Sign, đặt tên tệp đầu ra và lưu. Nên giữ bản gốc chưa ký.
- Mở bảng Signature để kiểm tra chữ ký hợp lệ, tài liệu không bị sửa và chuỗi chứng thư được nhận diện.
Chỉ bật Lock document after signing khi đây là chữ ký cuối cùng và không còn người nào cần ký tiếp. Khóa quá sớm có thể ngăn các bên còn lại bổ sung chữ ký.
Cách kiểm tra chữ ký sau khi ký
- Đúng tên người/tổ chức và đúng chứng thư cần dùng.
- Chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký; trạng thái thu hồi có thể được kiểm tra.
- Nội dung không bị thay đổi sau khi ký.
- Phần mềm của người nhận tin cậy chuỗi chứng thực hoặc có thể cập nhật danh sách tin cậy.
- Dấu thời gian được nhận diện nếu quy trình yêu cầu.
Lỗi thường gặp
| Lỗi | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy chứng thư VNPT-CA | Thiếu driver, Token chưa nhận, ứng dụng không hỗ trợ hoặc chứng thư không đúng mục đích. | Kiểm tra trình quản lý Token, khởi động lại ứng dụng, xem Extended Key Usage. |
| Ký xong bị báo không hợp lệ | Tệp đã bị sửa, chuỗi chứng thực chưa tin cậy hoặc phần mềm kiểm tra cũ. | Dùng tệp vừa xuất, cập nhật ứng dụng, kiểm tra mạng và trạng thái chứng thư. |
| Outlook không có nút ký | Chưa cấu hình Digital ID/S/MIME hoặc quản trị viên đang kiểm soát chính sách. | Kiểm tra Mail → S/MIME hoặc Trust Center; liên hệ quản trị Microsoft 365. |
| Nhập PIN nhiều lần không được | Sai PIN, Caps Lock hoặc Token gần bị khóa. | Dừng thử liên tục; kiểm tra bàn phím và liên hệ hỗ trợ nếu không chắc mã PIN. |
Bài viết liên quan
Câu hỏi thường gặp
Chèn ảnh con dấu vào Word có phải ký số không?
Không. Ảnh chỉ là phần hiển thị và có thể bị sao chép. Chữ ký số phải được tạo bằng khóa bí mật gắn với chứng thư và có dữ liệu để phần mềm kiểm tra.
Ký Word rồi chuyển sang PDF có giữ nguyên chữ ký không?
Không nên mặc định rằng chữ ký của tệp Word sẽ trở thành chữ ký số trên PDF. Chuyển đổi định dạng tạo ra tệp khác; nếu cần PDF có chữ ký số, hãy ký trực tiếp trên PDF sau khi chuyển.
USB Token VNPT-CA có ký được Outlook không?
Chỉ khi chứng thư và cấu hình đáp ứng S/MIME/Secure Email, có email phù hợp và Outlook nhận diện được. Chứng thư dùng cho kê khai thuế không đương nhiên đáp ứng điều kiện này.
Nên ký PDF bằng USB Token hay SmartCA?
USB Token phù hợp máy tính cố định và phần mềm nhận thiết bị; SmartCA thuận tiện khi quy trình hỗ trợ ký từ xa. Chọn theo hệ thống tiếp nhận và nhu cầu vận hành.
Cần hỗ trợ VNPT-CA?
Tư vấn đăng ký, gia hạn, cài Token và xử lý lỗi ký trên Word, Excel, Outlook, PDF.
Gọi 091234.8816Gửi yêu cầu hỗ trợNguồn tham khảo: Microsoft, Adobe, VNPT.