VNPT Invoice đã hỗ trợ các biểu mẫu và nghiệp vụ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhưng kế toán vẫn phải rà soát dữ liệu gốc: số định danh cá nhân của hộ kinh doanh, địa chỉ hành chính hiện hành, thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn và quy trình xử lý sai sót. Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT dùng cho đăng ký/thay đổi thông tin; Mẫu 04/SS-HĐĐT chỉ dùng đúng trường hợp thông báo sai sót.
Đừng gộp mọi thay đổi thành “do Nghị định 70”
Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và có hiệu lực từ ngày 01/06/2025. Văn bản làm rõ thông tin người mua, thời điểm lập hóa đơn, hóa đơn từ máy tính tiền, xử lý sai sót và biểu mẫu trao đổi với cơ quan thuế.
Tuy nhiên, việc hộ kinh doanh dùng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế từ ngày 01/07/2025 còn gắn với lộ trình theo Thông tư 86/2024/TT-BTC. Việc chuyển sang địa chỉ hành chính hai cấp lại phát sinh từ sắp xếp đơn vị hành chính. Các thay đổi diễn ra gần nhau nên người dùng thường gọi chung là “cập nhật Nghị định 70”, nhưng khi thao tác cần xác định đúng căn cứ và đúng đối tượng.
Bảng việc phải làm và trường hợp áp dụng
| Nội dung | Đối tượng cần chú ý | Việc làm trên VNPT Invoice | Không nên hiểu nhầm |
|---|---|---|---|
| Số định danh cá nhân/CCCD | Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; người mua là cá nhân trong trường hợp cần ghi nhận thông tin | Đối chiếu hồ sơ thuế, cập nhật đúng trường dữ liệu và kiểm tra mẫu hóa đơn | Không tự thay mã số thuế của doanh nghiệp bằng CCCD |
| Địa chỉ hành chính hai cấp | Đơn vị có địa chỉ thay đổi sau sắp xếp; danh mục khách hàng và điểm bán | Cập nhật hồ sơ người bán sau khi dữ liệu thuế đã đúng; làm sạch danh mục khách hàng | Không sửa ngược hóa đơn cũ chỉ vì địa chỉ hiện tại đổi |
| Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT | Người nộp thuế đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử | Lập tờ khai theo mẫu mới, chọn đúng loại hóa đơn/phương thức truyền nhận và ký gửi | Không phải mẫu lập kèm từng hóa đơn |
| Mẫu 04/SS-HĐĐT | Trường hợp phải thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định | Chọn hóa đơn, lập thông báo, ký gửi và theo dõi phản hồi | Không thay thế hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế |
| Hóa đơn từ máy tính tiền | Nhóm kinh doanh bán trực tiếp tới người tiêu dùng thuộc diện áp dụng | Kiểm tra mô hình phát hành, dữ liệu người mua, mã/QR và truyền dữ liệu | Không phải mọi doanh nghiệp đều buộc chuyển cùng một cách |
Cập nhật CCCD và số định danh cá nhân thế nào?
Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Từ lộ trình quản lý thuế bằng số định danh cá nhân, người đại diện hộ kinh doanh cần đối chiếu thông tin căn cước với dữ liệu đăng ký thuế. Ba dữ liệu dễ sai nhất là họ tên, ngày sinh và số định danh. Chỉ cập nhật trên VNPT Invoice sau khi hồ sơ thuế đã được đồng bộ hoặc có hướng dẫn xử lý rõ ràng; nếu phần mềm và cơ quan thuế khác nhau, tờ khai hoặc thông điệp hóa đơn có thể bị từ chối.
- Kiểm tra số định danh cá nhân trên giấy tờ căn cước và thông tin người đại diện hộ kinh doanh.
- Đối chiếu trạng thái dữ liệu đăng ký thuế, không chỉ nhìn thông tin đang lưu trong danh mục khách hàng.
- Vào hồ sơ người bán trên VNPT Invoice, xác định đúng trường mã số thuế/số định danh theo loại chủ thể.
- Kiểm tra tên hiển thị trên mẫu hóa đơn, điểm bán và tài khoản người lập hóa đơn.
- Lập hóa đơn nháp, xem cả bản thể hiện PDF và dữ liệu XML trước khi phát hành.
Với thông tin người mua
Nghị định 70 bổ sung khả năng sử dụng số định danh cá nhân của người mua trong nội dung hóa đơn. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể ghi tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo trường hợp áp dụng và yêu cầu của người mua. Nhân viên bán hàng cần hỏi đúng nhu cầu, không thu thập CCCD tràn lan và phải bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Với doanh nghiệp, mã số thuế vẫn là khóa đối chiếu quan trọng. Với cá nhân hoặc hộ kinh doanh, kế toán phải xác định đúng loại khách hàng trước khi nhập số định danh.
Chuẩn hóa địa chỉ hành chính hai cấp
Địa chỉ mới thường bỏ thành phần quận/huyện và sử dụng tỉnh/thành phố, xã/phường/đặc khu hiện hành. Doanh nghiệp nên xử lý riêng hồ sơ người bán và danh mục người mua.
Đối chiếu đăng ký thuế hoặc thông báo cập nhật của cơ quan có thẩm quyền. Không tự ghép địa chỉ mới theo phỏng đoán.
Kiểm tra địa chỉ tại thông tin đơn vị, mẫu hiển thị, điểm bán, chữ ký người bán và các cấu hình in có lặp địa chỉ.
Gửi yêu cầu xác nhận địa chỉ mới cho khách hàng tổ chức; không thay hàng loạt nếu chưa có dữ liệu tin cậy.
Bản PDF đẹp chưa đủ. Cần bảo đảm dữ liệu truyền cơ quan thuế và dữ liệu thể hiện thống nhất.
Hướng dẫn nhân viên chọn địa chỉ từ danh mục chuẩn và tránh thêm lại quận/huyện theo thói quen.
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT dùng khi nào?
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Nghị định 70 sửa đổi biểu mẫu này và VNPT Invoice đã nâng cấp chức năng lập tờ khai theo cấu trúc mới. Doanh nghiệp không cần gửi lại chỉ vì phần mềm được nâng cấp; chỉ lập khi thuộc trường hợp đăng ký mới hoặc cần thay đổi thông tin theo quy định/hướng dẫn của cơ quan thuế.
- Đăng nhập bằng tài khoản được quyền quản trị đăng ký hóa đơn.
- Mở chức năng đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
- Chọn đúng loại chủ thể, loại hóa đơn, phương thức sử dụng và thông tin nhà cung cấp dịch vụ.
- Rà soát người đại diện, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh theo hồ sơ hiện hành.
- Ký điện tử và gửi cơ quan thuế; lưu mã giao dịch hoặc biên nhận.
- Theo dõi thông báo chấp nhận hay không chấp nhận. Nếu bị từ chối, sửa đúng lý do phản hồi thay vì lập lại nhiều hồ sơ giống nhau.
Chữ ký số phải còn hiệu lực và khớp với chủ thể đăng ký. Nếu cần đăng ký mới hoặc gia hạn, tham khảo bảng giá chữ ký số VNPT-CA. Phạm vi dùng chữ ký số trên các cổng khác được tổng hợp tại bài chữ ký số VNPT dùng được cho những dịch vụ nào.
Mẫu 04/SS-HĐĐT: thông báo sai sót, không phải “nút hủy”
Mẫu 04/SS-HĐĐT được sửa đổi theo Nghị định 70 và dùng để thông báo với cơ quan thuế trong trường hợp pháp luật yêu cầu. Ví dụ điển hình: hóa đơn sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác không sai; người bán thông báo cho người mua, không lập lại hóa đơn, đồng thời thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04.
Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách/chất lượng, hướng xử lý có thể là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 19. Mẫu 04 không tự biến hóa đơn sai thành hóa đơn đúng và không thay cho hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Trường hợp dữ liệu gửi theo bảng tổng hợp còn có quy trình riêng.
| Tình huống | Hướng nghiệp vụ cần xem | Vai trò của Mẫu 04 |
|---|---|---|
| Sai tên/địa chỉ người mua, đúng mã số thuế và nội dung khác | Thông báo người mua, không lập lại hóa đơn | Thông báo sai sót với cơ quan thuế |
| Sai mã số thuế, tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa | Đánh giá điều chỉnh hoặc thay thế; lập văn bản thỏa thuận khi thuộc đối tượng yêu cầu | Không dùng như phương án thay thế cho hóa đơn xử lý sai |
| Cơ quan thuế gửi yêu cầu rà soát | Kiểm tra đúng hóa đơn, thời hạn và nội dung trong thông báo | Lập/gửi theo yêu cầu và theo dõi phản hồi |
| Dữ liệu hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp bị thiếu/sai | Xử lý bổ sung hoặc điều chỉnh trên bảng tổng hợp theo quy định | Không mặc định gửi Mẫu 04 cho mọi trường hợp |
Để tránh trùng lặp, bài này chỉ giúp nhận diện đúng mẫu và chuẩn bị hệ thống. Các bước chuyên sâu theo từng lỗi nằm tại hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử VNPT bị sai.
Nếu doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng hệ thống, nên hoàn tất quy trình lập và phát hành hóa đơn trên VNPT Invoice trước khi thực hành các tình huống sai sót.
Quy trình rà soát VNPT Invoice trước khi phát hành thật
- Sao lưu dữ liệu cấu hình. Xuất danh mục khách hàng, mẫu hóa đơn và thông tin điểm bán nếu tài khoản cho phép.
- Đối chiếu chủ thể phát hành. Kiểm tra tên, mã số thuế/số định danh, địa chỉ và người đại diện theo hồ sơ hiện hành.
- Cập nhật danh mục có kiểm soát. Chia khách hàng thành doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân; không ghi đè hàng loạt một trường cho mọi nhóm.
- Kiểm tra biểu mẫu đăng ký. Bảo đảm người dùng chọn đúng mẫu 01 mới khi phát sinh nghiệp vụ đăng ký/thay đổi.
- Kiểm thử sai sót. Dùng dữ liệu đào tạo hoặc môi trường phù hợp để nhân viên phân biệt Mẫu 04 với điều chỉnh/thay thế.
- Kiểm tra chữ ký số. Chứng thư còn hạn, Plugin kết nối và người ký có đúng quyền.
- Đọc PDF và XML. So khớp địa chỉ, mã định danh, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền.
- Theo dõi phản hồi cơ quan thuế. Không coi thao tác “Gửi” là hoàn tất khi chưa có trạng thái xử lý.
Checklist bàn giao cho kế toán và điểm bán
Cơ sở bán trực tiếp cho người tiêu dùng thuộc diện áp dụng nên xem riêng bảng giá hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Câu hỏi thường gặp
Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào?
Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/06/2025. Một số việc diễn ra từ ngày 01/07/2025 như lộ trình số định danh cá nhân trong quản lý thuế và cập nhật địa chỉ hành chính cần được hiểu theo văn bản, lịch triển khai liên quan.
Doanh nghiệp có phải đổi mã số thuế thành CCCD không?
Không. Nội dung này chủ yếu liên quan hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và thông tin người mua trong trường hợp áp dụng. Doanh nghiệp phải giữ đúng mã số thuế của pháp nhân.
Đổi địa chỉ hành chính có phải sửa hóa đơn cũ?
Không chỉ vì địa chỉ hiện tại thay đổi. Hóa đơn cần được xem theo thông tin và quy định tại thời điểm lập. Chỉ xử lý khi xác định có sai sót thực tế trên hóa đơn.
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT có phải gửi lại hàng tháng không?
Không. Đây là mẫu đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, không phải báo cáo định kỳ kèm từng hóa đơn.
Mẫu 04/SS-HĐĐT có thay cho hóa đơn điều chỉnh không?
Không. Mẫu 04 là thông báo sai sót trong trường hợp áp dụng. Khi sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, cần đánh giá hướng điều chỉnh hay thay thế theo quy định.
Khi nào nên nhờ hỗ trợ?
Khi dữ liệu hồ sơ thuế và phần mềm không khớp, tờ khai bị từ chối, không ký được, không tìm thấy mẫu mới hoặc chưa xác định hóa đơn sai phải dùng Mẫu 04, điều chỉnh hay thay thế. Hãy chuẩn bị ảnh lỗi, mã giao dịch và thông tin hóa đơn liên quan.
Cần triển khai hoặc rà soát VNPT Invoice?
Liên hệ 091234.8816 để được tư vấn cấu hình dữ liệu, chữ ký số và quy trình hóa đơn phù hợp. Xem trước bảng giá hóa đơn điện tử VNPT Invoice.
Nguồn tham khảo: VNPT.